Outre cette mission, il est chargé d’organiser les archives les documents administratifs de l’Organisation, de promouvoir un réseau de centre national et régional de documentation scientifique et technique sur la gestion de l’eau et les domaines connexes. Il aide à la formation technique des cadres des pays en développement aux méthodes modernes de documentation.
Le Centre de Documentation et des Archives de l’OMVS a été la première expérience en Afrique de l’Ouest de fonctionnement d’un système alliant l’informatique et le microfilmage de documents. Au fil des années, le CDA a rassemblé des ressources documentaires considérables estimées à près de 16 000 documents originaux et à 8900 microfiches.
Son fonds documentaire couvre les domaines suivants : la gestion de la ressources en eau, l’environnement, la navigation et le chenal navigable, les sols, l’hydrogéologie, la climatologie, les forêts et la végétation, l’élevage, les systèmes et techniques Agricoles, les conditions socio-économiques, les systèmes de production, etc.
Les activités techniques correspondant à la mission du CDA sont réparties entre les deux pôles :
LA DOCUMENTATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE
La Documentation, activité traditionnelle du Centre, traite de l’information scientifique et technique sélectionnée dans les rapports produits par l’OMVS ou d’autres sources nationales ou extérieures intéressant les programmes de l’OMVS. Les tâches à exécuter à ce niveau sont la sélection, le traitement et la diffusion de l’information scientifique et technique.
La sélection des documents est effectuée en fonction des besoins du programme de l’OMVS (Agriculture, Elevage, Eaux et Forêts, Pêche, Economie, Hydrologie, Hydraulique, Hydrogéologie, Population, Environnement, etc., données socio-économiques concernant les quatre pays membres, Guinée, Mali, Mauritanie et Sénégal.
La base OMVSDOC, portant sur la documentation scientifique et technique a fait l’objet de mise à jour régulière. De 13010 références l’année dernière, elle est passée à 16 000 références. La bibliothèque se trouve ainsi entièrement informatisée.
La base RESOLUDOC contient presque toutes les résolutions en version numérique.
LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS LES ARCHIVES
La seconde fonction du CDA est l’organisation et la gestion des Archives administratives pour qu’elles jouent pleinement leur rôle et pour que ces documents administratifs participent à la restitution fidèle de la mémoire collective de l’OMVS.
Le CDA assure la conception des procédures harmonisées pour le traitement et la gestion des Archives courantes et semi-courantes dans l’ensemble des structures de l’OMVS tout en veillant à leur bonne application.
Pour une gestion plus harmonisée des documents administratifs, un certain nombre d’outils ont été élaborés à savoir, Le Tableau de gestion des documents administratifs et des archives, les procédures et normes de traitement des archives, un plan de classement consolidé, la Réglementation sur les archives.
Concernant les archives, tous les dossiers d’archives constitués ont été saisis dans la plateforme SIGARD. Ces dossiers d’archives sont relatifs aux fonds suivants, (subdivisés aussi en Séries et Sous-séries) : (a) Administration générale ; (b) Projets ; (c) Gestion des ouvrages communs ; (d) Finance et comptabilité ; (e) Coopération et partenariat.
La base SIGARD, dotée d’un système d’authentification et de mot de passe est accessible http://www.omvs.org/crd/
Le logiciel dénommé SIGARD (Solution Intégrée de gestion des Archives et de la Documentation) a été acquis avec une licence propriétaire et est implémenté dans le ce système informatique de l’OMVS. Son installation et son exploitation ont permis de lui reconnaître plusieurs avantages parmi lesquels, on peut noter :
- l’application Internet facile d’accès
- la prise en charge des fonctions d’administration
- la possession d’une fonction GED-ECM (Gestion Electronique des Documents)
- la mise en ligne de fonds d’archives
Dans le cadre du Programme de Gestion Intégrée des Ressources en Eau dans le Bassin du Fleuve Sénégal (PGIRE) financé par la Banque Mondiale, l’OMVS a initié un projet visant à renforcer les capacités du Centre de Documentation et des Archives. Ce projet comportant deux volets a permis la réhabilitation des locaux pour en faire un Centre d’information et de Documentation Régional moderne sur l’eau avec des salles modernes, adaptées et des équipements adéquats.
La modernisation des outils de traitement de l’information et l’informatisation effective des services qui a permis d’obtenir :
- Un manuel de procédures des archives
- Un tableau de gestion des archives
- Un plan de classement des archives
- Un portail SIGARD pour la gestion intégrée des archives
- Un portail OMVSDOC / RESOLUDOC portant sur la documentation scientifique et technique et les résolutions
CONTACTS ET ADRESSES
- Chef du Centre : Mbacké GUEYE, mbacke.gueye@omvs.org, ou mbacgueye@yahoo.fr
- Expert Documentaliste : Oumar Dansogo, oumar.dansogo@omvs.org ou oumardansogo@yahoo.fr
